Startap aktivnosti

POZIV ZA DOSTAVLJANJE PONUDA (RFP) Usluga mentorske podrške za ciklus od tri regionalna hakatona u okviru projekta SheSafe Online


POZIV ZA DOSTAVLJANJE PONUDA (RFP)

Usluga mentorske podrške za ciklus od tri regionalna hakatona u okviru projekta SheSafe Online


Naručilac

ICT Hub, u saradnji sa OCD ASTRA, u okviru projekta SheSafe Online

Predmet angažmana

Usluga mentorske podrške na 3 hakatona, sa minimum 5 angažovanih mentora po događaju

Indikativne lokacije

Beograd, Skoplje i online format, uz mogućnost prilagođavanja projektnom kalendaru

Trajanje angažmana

Tokom projektne implementacije, indikativno jun 2026 – decembar 2026

Broj mentora

Minimum 5 mentora po hakatonu


1. Pozadina i kontekst


ICT Hub angažuje eksternog realizatora koji će, u ime i za potrebe ICT Hub-a, pružiti uslugu mentorske podrške na 3 regionalna hakatona, sa najmanje 5 angažovanih mentora po događaju u okviru projekta SheSafe Online. Usluga obuhvata pripremu mentorskog tima, rad sa timovima tokom događaja i kratko izveštavanje nakon svakog događaja, sa ciljem da timovi razviju najmanje 2 funkcionalna MVP rešenja. Ovaj RFP služi i kao opis predmeta nabavke i kao osnova za evaluaciju ponuda.


Angažman prati projektnu logiku SheSafe Online i UN Women dokumentaciju. Predmet nabavke je usluga mentorske podrške koju realizator pruža timovima pre, tokom i posle hakatona; mentore za potrebe usluge angažuje sam realizator.



2. Predmet angažmana


Predmet angažmana je usluga mentorske podrške timovima na tri (3) regionalna hakatona u okviru projekta SheSafe Online. Za svaki događaj ponuđač angažuje najmanje pet (5) mentora odgovarajućeg profila i pokriva celu uslugu: pripremu pre događaja, koordinaciju, rad sa timovima tokom hakatona i izveštaj nakon događaja.


3. Cilj angažmana


Cilj angažmana je da mentorska podrška omogući timovima da razviju digitalna rešenja na MVP nivou, koja odgovaraju na izazove tehnologijom posredovanog nasilja nad ženama i devojčicama. Rešenja treba da budu relevantna, bezbedna, jednostavna za korišćenje i tehnički izvodljiva.



4. Obim posla i odgovornosti izabranog ponuđača


4.1. Priprema mentorskog angažmana

  • predlog mentorskog tima za svaki hakaton, sa kratkim biografijama i raspodelom kompetencija;
  • pripremni sastanci sa ICT Hub-om i, po potrebi, ASTRA-om — usaglašavanje zadataka, načina rada i očekivanih rezultata;
  • smernice za mentore: raspored termina, očekivani rezultati, komunikacija sa timovima i pravila ponašanja;

    • 4.2. Realizacija mentorisanja tokom događaja

  • aktivno mentorisanje timova tokom svakog hakatona, u skladu sa agendom;
  • usmeravanje timova u definisanju problema, prioritizaciji funkcionalnosti, izboru tehničkog pristupa i planu razvoja;
  • podrška u razvoju koncepata iz oblasti prevencije, bezbednosti, prijavljivanja i pristupa podršci (TF VAWG);
  • vođenje timova ka rešenjima koja su jednostavna, sigurna, pristupačna i etički utemeljena;
  • saradnja sa organizacionim timom — praćenje napretka, rizici i upućivanje timova ka resursima;
  • evidencija prisustva i angažmana mentora u formatu naručioca;
  • debrief sastanak nakon događaja, na zahtev naručioca;


    • 5. Minimalni profil i sastav mentorskog tima


    Za svaki hakaton ponuđač angažuje najmanje pet (5) mentora sa dokazanim iskustvom u radu sa timovima i kompetencijama relevantnim za temu i ciljeve događaja.


    Ponuđač može da predloži iste ili različite mentore za različite događaje, pod uslovom da za svaki događaj obezbedi odgovarajuću kombinaciju znanja i iskustva u skladu sa temom i formatom događaja.


    Predloženi mentori treba da imaju iskustvo u radu sa timovima, u mentorskim, inovacionim ili sličnim programima. Poželjno je iskustvo u projektima sa društvenim uticajem i saradnji sa organizacijama civilnog društva ili javnim institucijama, kao i razumevanje tema relevantnih za projekat.


    6. Očekivani minimalni rezultati i KPI

    Oblast

    Minimalni zahtev

    Napomena/indikator

    Pokriće mentorskim timom

    min. 5 angažovanih mentora po događaju

    za sva 3 hakatona

    Realizacija mentorisanja

    aktivan rad mentora sa timovima tokom događaja

    u skladu sa agendom i rasporedom slotova

    Izveštavanje

    kratak sažetak i preporuke po događaju

    dostavlja se naručiocu u kratkom roku nakon događaja

    Doprinos projektnim ishodima

    podrška timovima ka MVP-orijentisanim rešenjima

    usluga doprinosi projektnom cilju razvoja najmanje 2 MVP alata

    Sastav mentorskog tima

    mentori sa relevantnim kvalifikacijama i iskustvom

    sastav primeren temi i formatu svakog događaja


    7. Deliverables i indikativni rokovi

    #

    Deliverable

    Minimalni sadržaj

    Rok

    D1

    Lista mentora i plan angažovanja

    Predlog mentora koje će realizator angažovati, sa kratkim bio podacima, mapiranjem kompetencija i planom angažovanja po događaju.

    Najkasnije 7 radnih dana pre prvog događaja; ažuriranja po potrebi

    D2

    Mentor brief i plan rada

    Kratka metodologija mentorisanja, raspored slotova, kontakt tačke i pravila rada sa timovima.

    Najkasnije 3 radna dana pre svakog događaja

    D3

    Realizovana usluga mentorske podrške po događaju

    Dokaz o prisustvu i radu minimum 5 angažovanih mentora i podršci timovima tokom trajanja događaja.

    Na dan svakog događaja

    D4

    Završni konsolidovani mentorski izveštaj

    Sažetak uvida sa sva 3 događaja, lekcije naučene i preporuke za sledeću fazu projekta.

    Do 5 radnih dana nakon poslednjeg događaja

    8. Posebni uslovi angažmana

    Realizator i angažovani mentori dužni su da tokom celog angažmana postupaju u skladu sa sledećim posebnim uslovima:

  • Lični podaci učesnika se čuvaju i koriste u skladu sa zakonom, i ne prikupljaju se bez njihove saglasnosti.
  • AI alati se koriste odgovorno i transparentno, uz poštovanje autorskih prava; lični i osetljivi podaci se ne unose u javne AI servise.
  • U svim materijalima i komunikaciji vezanoj za projekat poštuju se pravila vidljivosti UN Women kao donatora.
  • Sve informacije do kojih realizator i mentori dođu tokom rada čuvaju se kao poverljive, osim onih koje je naručilac javno objavio.
  • Ako se pojavi sukob interesa, realizator je dužan da o tome obavesti naručioca i da se povuče iz takve aktivnosti.


    • 9. Kvalifikacioni uslovi za ponuđača

  • iskustvo u realizaciji programa rada sa timovima (hakatoni, mentorski, inovacioni, edukativni ili slični programi);
  • dokaziv kapacitet da angažuje mentorski tim sa traženim kompetencijskim miksom;
  • prihvatanje posebnih uslova angažmana iz odeljka 8 (zaštita ličnih podataka, odgovorna upotreba AI alata, donor visibility, poverljivost i sprečavanje sukoba interesa).

    • 10. Obaveze naručioca

    Naručilac (ICT Hub, u saradnji sa OCD ASTRA) tokom angažmana obezbeđuje sledeće:

  • blagovremenu komunikaciju i odluke u vezi sa projektnim kalendarom, agendama događaja i organizacionim aspektima;
  • učešće na pripremnim i debrief sastancima sa realizatorom i mentorskim timom;
  • pristup relevantnoj projektnoj dokumentaciji, smernicama i materijalima neophodnim za rad mentora sa timovima;
  • potvrdu deliverables-a i odobrenje izveštaja u dogovorenim rokovima;
  • obezbeđivanje organizacionih, logističkih i tehničkih uslova za realizaciju hakatona, u skladu sa projektnim planom.


    • 11. Sadržaj ponude

  • kratak opis organizacije/ponuđača i relevantnog iskustva;
  • tehnička ponuda sa razumevanjem zadatka i predlogom pristupa mentorskom angažmanu;
  • predlog mentorskog tima koji će ponuđač angažovati, sa kratkim biografijama i raspodelom kompetencija po događajima;
  • finansijska ponuda sa jasno naznačenom cenom usluge po mentorskom angažmanu, po događaju i/ili ukupnom cenom za traženi obim usluge;
  • izjave o usklađenosti sa posebnim uslovima angažmana iz odeljka 8;
  • popunjen i potpisan obrazac Legal Entity Form (LEF) — u prilogu ovog poziva;
  • popunjen i potpisan obrazac Financial Identification Form (FIF) — u prilogu ovog poziva.


    • 12. Kriterijumi evaluacije ponuda


    Izbor ponuđača vrši se po principu najpovoljnije ponude, a ne isključivo najniže cene. Razmatraju se samo blagovremene i potpune ponude koje ispunjavaju uslove iz ovog RFP-a, na osnovu kvaliteta tehničke i finansijske ponude, relevantnog iskustva i operativne sposobnosti za realizaciju angažmana.

    Predlog kriterijuma za bodovanje (ukupno 100 bodova):

  • relevantno iskustvo ponuđača u realizaciji sličnih programa/događaja – 30 bodova;
  • kvalitet i relevantnost predloženog mentorskog tima – 40 bodova;
  • finansijska ponuda – 30 bodova.

    • Napomena: ICT Hub zadržava pravo da od ponuđača zatraži dodatna pojašnjenja ponude, kao i da pri izboru uzme u obzir ukupan kvalitet i izvodljivost predloženog pristupa.


    13. Način podnošenja ponuda


  • rok za dostavljanje ponuda: 14.05.2026. do 17:00 časova;
  • način dostavljanja: elektronskom poštom na marko.ljubenovic@icthub.rs, sa naslovom poruke „Ponuda — Mentorska podrška SheSafe Online"; alternativno, fizičkom predajom na adresu ICT Hub, Kralja Milana 10, 11000 Beograd, u zatvorenoj koverti sa istom naznakom;
  • kontakt za pitanja: marko.ljubenovic@icthub.rs;
  • očekivani početak angažmana: nakon potpisivanja ugovora;
  • period važenja ponude: najmanje 60 kalendarskih dana od isteka roka za dostavljanje ponuda;
  • obavezni prilozi: popunjeni i potpisani obrasci Legal Entity Form (LEF) i Financial Identification Form (FIF), koji su dostupni za preuzimanje u prilogu ovog poziva.

    • 14. Pitanja i pojašnjenja

    Zainteresovani ponuđači mogu postavljati pitanja u vezi sa ovim RFP-om isključivo pisanim putem na email: marko.ljubenovic@icthub.rs, najkasnije 5 radnih dana pre isteka roka za dostavljanje ponuda. ICT Hub će odgovore na sva pristigla pitanja, zajedno sa sadržajem pitanja (bez identifikacije podnosioca), objaviti svim zainteresovanim ponuđačima najkasnije 3 radna dana pre isteka roka, na način na koji je RFP objavljen. Pitanja primljena nakon navedenog roka neće biti uzeta u razmatranje.

    15. Završna napomena


    ICT Hub zadržava pravo da, pre zaključenja ugovora, dodatno usaglasi teme hakatona, ciljnu grupu, ključne pokazatelje uspeha, budžetske okvire, pravila vidljivosti i način upravljanja pravima nad rezultatima. Od ponuđača se očekuje da predloži proaktivan, odgovoran i dobro strukturiran pristup koji povezuje mobilizaciju zajednice, kvalitetnu organizaciju i realizaciju događaja.