Angažovanje realizatora za foto/video produkciju i dizajn i štampu materijala

POZIV ZA DOSTAVLJANJE PONUDA (RFP)

Angažovanje realizatora za foto/video produkciju i dizajn i štampu materijala u okviru projekta SheSafe Online

___________________________________________________

1. Pozadina i kontekst

ICT Hub angažuje eksternog realizatora za dva povezana zadatka u okviru iste nabavke: profesionalnu foto i video dokumentaciju projektnih aktivnosti i dizajn, štampu i isporuku pratećih materijala. Aktivnosti obuhvataju tri hakatona u okviru projekta SheSafe Online — dva offline (Beograd i Skoplje) i jedan online — sa minimalno 30 učesnika po hakatonu, sa mogućnošću povećanja do 50% u zavisnosti od broja prijavljenih. Ovaj RFP istovremeno opisuje predmet nabavke i služi kao osnova za evaluaciju ponuda.

Dokument je usklađen sa pravilima projekta SheSafe Online i smernicama UN Women: foto/video i štampani materijali treba da budu tačni, dostojanstveni i bezbedni za korišćenje, da poštuju privatnost i saglasnosti učesnika i da prate zahteve vidljivosti projekta i donatora.

2. Predmet angažmana

Predmet angažmana obuhvata dva međusobno povezana segmenta koje izvršava isti ponuđač:

A) planiranje snimanja, foto i video pokrivanje ugovorenih aktivnosti, obradu materijala i predaju finalnih fajlova spremnih za korišćenje;

B) dizajn, pripremu za štampu, štampu, doradu, pakovanje i isporuku materijala za potrebe realizacije projektnih aktivnosti, uz predaju editabilnih fajlova i finalnih PDF fajlova.

3. Cilj angažmana

Cilj je da ICT Hub tokom projekta dobije kvalitetne i upotrebljive foto i video materijale koji jasno prikazuju rad na temi sprečavanja i odgovora na tehnologijom posredovano nasilje nad ženama i devojčicama, kao i jasan i dosledan set štampanih materijala za potrebe realizacije projektnih aktivnosti.

Konkretno, od ponuđača se očekuje da:

• obezbedi jasan i dosledan foto i video zapis ključnih aktivnosti projekta;

• isporuči fotografije i video materijale koji mogu odmah da se koriste za objave i izveštaje, kao i odobrene štampane materijale za potrebe realizacije projektnih aktivnosti na vreme za svaki događaj;

• poštuje privatnost, saglasnosti i osetljivost teme;

• radi u skladu sa uputstvima ICT Hub-a i pravilima vidljivosti projekta i donatora.

4. Obim posla i odgovornosti ponuđača

4.1. Priprema i koordinacija

• kick-off sa ICT Hub-om: prioriteti, formati, rokovi i način odobravanja materijala;

• jedna kontakt osoba za svakodnevnu komunikaciju i pravovremeno javljanje o eventualnim rizicima ili kašnjenjima.

4.2. Foto i video pokrivanje aktivnosti

• snimanje ugovorenih događaja u okviru tri hakatona (offline u Beogradu i Skoplju i online), kao i pratećih sastanaka, treninga, prezentacija i komunikacionih aktivnosti u obimu koji odredi ICT Hub, uz kratke izjave po potrebi.

4.3. Obrada, montaža i predaja

• selekcija i obrada fotografija (korekcija boje, krop, optimizacija) za digitalnu upotrebu, arhivu ili štampu;

• montaža kratkih video formata i recap videa, sa osnovnom obradom slike i zvuka, titlovima i logotipima; najmanje dve runde korekcija po isporuci;

• uredno imenovani folderi po aktivnosti i datumu, predaja preko dogovorenog kanala i čuvanje backup-a do prihvatanja isporuke.

4.4. Dizajn, štampa i isporuka materijala

• dizajn i šabloni za osnovne materijale (bedževi/akreditacije, program, info list, radni listovi, sertifikati), uz korišćenje licenciranih fontova i ilustracija;

• probni pregled na odobrenje pre svake štampe, te štampa, pakovanje i isporuka na lokaciju koju potvrdi ICT Hub;

• prilagođavanje materijala u kratkom roku za promene datuma, lokacije, programa ili spiska učesnika;

• predaja editabilnih fajlova i finalnih PDF fajlova po završetku.

5. Očekivani rezultati

• usaglašen plan rada i jasna koordinacija sa ICT Hub-om tokom celog angažmana;

• kvalitetni foto/video i štampani materijali koji se mogu odmah koristiti za projektnu komunikaciju, izveštavanje i arhivu;

• dosledna primena pravila vidljivosti i poštovanje privatnosti i saglasnosti učesnika;

• uredan finalni arhivski paket spreman za predaju nakon završetka angažmana.

6. Deliverables i okvirni rokovi

Rokovi se potvrđuju u dogovoru sa ICT Hub-om za svaku aktivnost posebno.

7. Minimalni uslovi koje ponuđač treba da ispuni

• najmanje 3 godine relevantnog iskustva u foto/video produkciji i u dizajnu i štampi materijala, ili najmanje 3 realizovana projekta uporedivog obima;

• najmanje 3 primera rada koji pokrivaju oba dela posla;

• tim ili saradnici koji mogu da pokriju snimanje, montažu, dizajn i štampu;

• mogućnost rada u kratkim rokovima i sukcesivnim isporukama.

8. Zaštita privatnosti, saglasnosti i vidljivost projekta

• ponuđač mora da poštuje sva pravila o saglasnosti za snimanje i korišćenje materijala;

• nije dozvoljeno deljenje ili objavljivanje materijala van projekta bez pisane saglasnosti ICT Hub-a;

• materijali moraju da budu u skladu sa pravilima vidljivosti projekta i donatora;

• na osetljivoj temi mora se voditi računa o privatnosti, bezbednosti i dostojanstvu ljudi koji se pojavljuju u materijalu;

• ako se u izradi dizajna koriste AI alati, nije dozvoljeno unošenje osetljivih ili ličnih podataka u javno dostupne alate.

9. Obaveze ICT Hub-a

• pravovremeno dostavljanje brief-a, prioriteta i osnovnih informacija o aktivnosti;

• dostavljanje logotipa, visibility smernica i eventualnih obrazaca saglasnosti;

• odobravanje draft verzija i dostavljanje objedinjene povratne informacije;

• olakšavanje pristupa lokacijama i kontakt osobama kada je to potrebno za realizaciju.

10. Autorska prava i poverljivost

• svi finalni materijali nastali tokom angažmana predaju se ICT Hub-u u obimu definisanom ugovorom;

• ponuđač je odgovoran da sva muzika, grafika, fontovi, ilustracije ili stock elementi korišćeni u foto/video i štampanim materijalima imaju odgovarajuće licence;

• editabilni fajlovi i finalni PDF-ovi štampanih materijala predaju se ICT Hub-u zajedno sa finalnom isporukom;

• svi saradnici ponuđača dužni su da čuvaju poverljivost neobjavljenih informacija i materijala.

11. Sadržaj ponude

• kratak opis ponuđača i relevantnog iskustva;

• prikaz tima ili saradnika sa naznačenim ulogama (snimanje, montaža, dizajn, štampa);

• izjava o raspoloživosti i sposobnosti za rad u kratkim rokovima i sukcesivnim isporukama;

• portfolio sa najmanje 3 primera rada (foto/video i štampa);

• finansijska ponuda, odvojeno za foto/video i za dizajn i štampu;

• izjava o prihvatanju pravila o autorskim pravima, poverljivosti i vidljivosti;

• popunjen i potpisan obrazac Legal Entity Form (LEF) — u prilogu ovog poziva;

• popunjen i potpisan obrazac Financial Identification Form (FIF) — u prilogu ovog poziva.

12. Kriterijumi evaluacije

Izbor ponuđača vršiće se na osnovu kvaliteta tehničke i finansijske ponude, relevantnog iskustva i operativne sposobnosti za realizaciju angažmana. Biće razmatrane samo blagovremene i potpune ponude koje ispunjavaju uslove iz ovog RFP-a. Izbor se vrši po principu najpovoljnije ponude, a ne isključivo najniže cene.

Kriterijumi za bodovanje (ukupno 100 bodova):

• kvalitet portfolija i relevantnost prikazanih radova (foto/video i štampa) – 35 bodova;

• pokrivenost oba dela angažmana – produkcija i dizajn/štampa – kroz tim i prethodne reference – 35 bodova;

• finansijska ponuda i vrednost za novac – 30 bodova.

Napomena: ICT Hub zadržava pravo da od ponuđača zatraži dodatna pojašnjenja ponude, kao i da pri izboru uzme u obzir ukupan kvalitet i izvodljivost predloženog pristupa.

13. Način podnošenja prijava

• rok za dostavljanje ponuda: 14.05.2026. do 17:00h po lokalnom vremenu (14 kalendarskih dana od datuma objavljivanja poziva 30.04.2026.);

• način dostavljanja: elektronskom poštom na marko.ljubenovic@icthub.rs, sa naslovom poruke „Ponuda — SheSafe Online: foto/video i štampa"; alternativno, fizičkom predajom na adresu ICT Hub, Kralja Milana 10, 11000 Beograd, u zatvorenoj koverti sa istom naznakom;

• kontakt za pitanja: marko.ljubenovic@icthub.rs (videti odeljak 14. Pitanja i pojašnjenja);

• očekivani početak angažmana: nakon potpisivanja ugovora;

• period važenja ponude: najmanje 60 kalendarskih dana od isteka roka za dostavljanje ponuda;

• obavezni prilozi: popunjeni i potpisani obrasci Legal Entity Form (LEF) i Financial Identification Form (FIF), koji su dostupni za preuzimanje u prilogu ovog poziva.

14. Pitanja i pojašnjenja

Zainteresovani ponuđači mogu postavljati pitanja u vezi sa ovim RFP-om isključivo pisanim putem na email: marko.ljubenovic@icthub.rs, najkasnije 5 radnih dana pre isteka roka za dostavljanje ponuda. ICT Hub će odgovore na sva pristigla pitanja, zajedno sa sadržajem pitanja (bez identifikacije podnosioca), objaviti na zvaničnom sajtu ICT Hub-a (www.icthub.rs) i/ili dostaviti svim ponuđačima koji su se javili sa pitanjem ili izrazili interesovanje, najkasnije 3 radna dana pre isteka roka. Pitanja primljena nakon navedenog roka neće biti uzeta u razmatranje.

15. Završna napomena

ICT Hub zadržava pravo da, pre zaključenja ugovora, dodatno usaglasi raspored aktivnosti, broj i obim isporuka, prioritete objave, pravila vidljivosti i način upravljanja pravima nad rezultatima. Od ponuđača se očekuje proaktivan, odgovoran i dobro strukturiran pristup koji povezuje kvalitetnu produkciju, dosledan dizajn materijala i pouzdanu isporuku.