Angažovanje eksternog realizatora za end-to-end realizaciju hakatona u Skoplju

POZIV ZA DOSTAVLJANJE PONUDA (RFP)

Naručilac	ICT Hub
Predmet angažmana	End-to-end realizacija hakatona u Skoplju, sa ciljem razvoja i isporuke najmanje dva (2) funkcionalna MVP rešenja.
Lokacija	Skoplje, Severna Makedonija
Trajanje angažmana	Do realizacije svih aktivnosti, a najviše 10 nedelja od potpisivanja ugovora

 

ICT Hub planira da angažuje eksternog realizatora koji će, u ime i za potrebe ICT Hub-a, osmisliti i sprovesti kompletan program jednog tematskog hakatona u Skoplju, od inicijalne koncepcije i mobilizacije učesnika do svih ostalih pratećih aktivnosti i isporuke najmanje dva funkcionalna MVP rešenja. Ovaj RFP je formulisan tako da bude upotrebljiv i kao opis predmeta nabavke i kao osnova za evaluaciju ponuda.

Nacrt je usklađen sa projektnom logikom SheSafe Online, UN Women dokumentacije, prema kojoj hakaton proces treba da uključi precizno formulisane probleme, mentorsku podršku, razvoj prototipa uz AI podršku i isporuku najmanje 2 digitalna rešenja na MVP nivou, uz prateću dokumentaciju, promociju i izveštavanje.

Predmet angažmana je pružanje end-to-end usluge planiranja, produkcije, fasilitacije i realizacije hakatona u Skoplju, sa obavezom da izabrani ponuđač obezbedi sve programske, operativne, komunikacione, tehničke i administrativne aktivnosti potrebne da događaj rezultira najmanje sa 2 MVP rešenja spremna za demonstraciju i dalje testiranje.

Opšti cilj angažmana je da se u okviru UN projekta SheSafe Online, koji realizuju OCD ASTRA i ICT Hub, kroz pažljivo dizajniran i profesionalno vođen hakaton proces razviju konkretna digitalna rešenja koja odgovaraju na unapred definisane izazove u oblasti sprečavanja i odgovora na tehnologijom posredovano nasilje nad ženama i devojčicama (TF VAWG). Definisanje izazova biće vođeno i usmeravano od strane ASTRA-e i ICT Hub-a. Proces podrazumeva angažovanje relevantne zajednice učesnika, mentora i partnera, uz punu vidljivost, urednu dokumentaciju za izveštavanje i merljive rezultate, uključujući organizaciju jednog hakatona, sa minimum 20 učesnika (od čega najmanje 50% žena i 30% predstavnika CSO/service provider sektora), i generisanje rešenja koja vode ka razvoju najmanje 2 MVP digitalna alata.

Specifični ciljevi angažmana su da ponuđač: 

osmisli programsku arhitekturu hakatona, uključujući izazove (u saradnji sa ASTRA-om i ICT Hub-om), format rada, kriterijume ocenjivanja i plan razvoja rešenja u skladu sa projektnim indikatorima (min. 20 učesnika, rodna i sektorska zastupljenost, fokus na TF VAWG rešenja);

sprovede promociju, community outreach i selekciju učesnika tako da obezbedi kvalitetne, multidisciplinarne i motivisane timove;

obezbedi žiri sa dokazivim iskustvom u tehnologiji, proizvodnom razvoju, AI alatima, UX/UI, biznis modelima i domenskoj temi projekta, uz obavezno uključivanje najmanje jednog predstavnika ASTRA-e i jednog predstavnika ICT Hub-a u sastav žirija, kao i drugih relevantnih članova;

organizuje i sprovede događaj u Skoplju sa kompletnom logistikom, registracijom, fasilitacijom tokom rada timova i završnim demo danom;

pripremi kompletnu projektnu i komunikacionu dokumentaciju u skladu sa zahtevima ICT Hub-a i pravilima UN projekta SheSafe Online.

Izabrani ponuđač je dužan da obezbedi da svi timovi i mentori rade po pravilima odgovorne upotrebe AI alata, što naročito uključuje:

 

obaveznu ljudsku proveru svih AI-generisanih delova koda, sadržaja i funkcionalnosti, kako bi rešenja bila bezbedna, relevantna i usklađena sa svrhom projekta;

poštovanje licenci, autorskih prava i uslova korišćenja svih alata, platformi i biblioteka korišćenih tokom hakatona;

zabranu unosa osetljivih, poverljivih ili ličnih podataka u javno dostupne AI alate, naročito podataka koji se odnose na korisnice i slučajeve nasilja, osim ako za to ne postoji jasan pravni i bezbednosni osnov;

primenu osnovnih principa zaštite podataka, bezbednosti i odgovorne upotrebe AI alata, u skladu sa survivor-centred pristupom i zahtevom da predložena rešenja budu user-friendly, sigurna i praktično primenljiva.

4.2. Operativna definicija MVP rešenja

Za potrebe ovog dokumenta, MVP se smatra najmanjom funkcionalnom verzijom rešenja koja demonstrira osnovnu vrednost, adresira jednu jasno definisanu potrebu i sadrži najmanje jedan funkcionalan korisnički tok. MVP treba da bude dovoljno razvijen za uverljivu demonstraciju i inicijalnu procenu potencijala rešenja od strane žirija na hakatonu, ali se ne očekuje da u ovoj fazi bude u potpunosti produkciono, integraciono ili pilot spreman.

U kontekstu ovog hakatona, MVP rešenje podrazumeva najmanje:

jasno definisan problem i jednu ključnu potrebu na koju rešenje odgovara;

funkcionalan osnovni korisnički tok koji se može demonstrirati;

minimum standarda u pogledu bezbednosti, korisničkog iskustva i logike korišćenja, kako bi rešenje moglo da bude predmet dalje validacije i testiranja;

kratak opis narednih koraka potrebnih za dalje unapređenje i pilotiranje rešenja.

5.1. Početna priprema i osmišljavanje programa

organizovanje sastanka sa ICT Hub-om radi dogovora o ciljevima, ciljnoj grupi, temama, ograničenjima i načinu merenja uspeha;

priprema dokumenta sa planom rada, tokom programa, podelom uloga i odgovornosti, načinom komunikacije, mogućim rizicima i načinom izveštavanja;

definisanje zadataka za timove, kriterijuma za ocenjivanje njihovog rada i minimalnih uslova koje njihova rešenja treba da ispune;

izrada predloga dnevnog reda za pripremne sesije, sam hakaton i završni događaj na kojem će timovi predstaviti svoja rešenja;

radni jezik hakatona, uključujući zvaničan početak, prezentacije timova i završni demo dan, biće engleski jezik.

5.2. Promocija programa i prijava učesnika

izrada i sprovođenje plana promocije i poziva za učesnike, uključujući pripremu tekstova, vizuala, landing stranice ili prijavnog formulara, kao i distribuciju poziva kroz relevantne kanale;

aktivno uključivanje i animiranje ciljnih grupa, uključujući developere, dizajnere, projektne menadžere, domenske stručnjake, startap zajednicu, studente, žene u tehnologiji i druge relevantne profile;

upravljanje procesom prijavljivanja, uključujući odgovaranje na pitanja kandidata, selekciju prijava i pripremu odabranih učesnika za učešće u programu;

u svim pozivima prijavnim formularima i komunikacionim materijalima mora biti jasno naznačeno da je radni jezik hakatona engleski jezik;

formiranje multidisciplinarnih timova ili pružanje podrške učesnicima u samostalnom formiranju timova, uz jasan pristup uključivanju i početnika i iskusnijih učesnika.

5.3. Koordinacija mentora, žirija i timova

priprema mentor brief-a, kriterijuma rada sa timovima i rasporeda mentorskih slotova;

koordinacija svih logističkih i komunikacionih aspekata oko mentora i žirija.

5.4. Produkcija i realizacija događaja u Skoplju

predlog i operativna koordinacija odgovarajućeg prostora u Skoplju, uključujući tehničke i bezbednosne uslove, internet vezu, audio-vizuelnu opremu i podršku, obeležavanje prostora, registraciju učesnika i organizaciju posluženja;

upravljanje produkcijom celokupnog događaja, uključujući prijavu učesnika, vođenje programa, praćenje satnice, moderaciju, koordinaciju mentora, organizaciju podrške učesnicima i završne prezentacije;

obezbeđivanje jasne dokumentacije toka rada, listi prisutnih, foto i video zapisa, izjava o saglasnosti i evaluacionih upitnika;

upravljanje operativnim rizicima tokom događaja i obezbeđivanje rezervnih rešenja za tehničke i organizacione incidente.

5.5. Usmeravanje timova ka razvoju funkcionalnih MVP rešenja tokom hakatona

pružanje kontinuirane mentorsko-ekspertske podrške timovima tokom trajanja hakatona, sa ciljem da se ideje usmere ka jasnim, izvodljivim i funkcionalnim MVP rešenjima;

podsticanje timova da tokom hakatona razvijaju rešenja koja odgovaraju na jasno definisan problem i imaju konkretnu primenu;

stručno usmeravanje timova u pogledu prioritizacije funkcionalnosti, definisanja korisničkog scenarija i izbora odgovarajućeg tehničkog pristupa;

podrška u razradi i finalizaciji najmanje 2 funkcionalna MVP rešenja do završetka hakatona;

obezbeđivanje da razvijena MVP rešenja, u meri u kojoj je moguće u okviru formata hakatona, imaju jasno opisan problem koji rešavaju, definisan način korišćenja, funkcionalan demo i pregled narednih koraka za dalji razvoj;

organizovanje završnog predstavljanja rešenja pred stručnim žirijem, uz izbor najmanje 2 tima čija će MVP rešenja biti prepoznata kao najuspešnija;

pri ocenjivanju rešenja od strane žirija, pored osnovnih kriterijuma (relevantnost problema, funkcionalnost demo-a, tehnička izvodljivost, UX i potencijal za dalji razvoj), dodeljuju se bonus bodovi za svaki jezik zemalja Zapadnog Balkana (srpski, bosanski, crnogorski, makedonski, albanski) koji je integrisan u rešenje kao potpun korisnički interfejs sa mogućnošću izbora jezika;

svaki dodatni integrisan jezik nosi dodatne bodove u ukupnoj oceni tima, čime se stimuliše regionalna primenljivost rešenja;

bonus bodovi odnose se isključivo na jezik korisničkog interfejsa razvijenog MVP rešenja, a ne na jezik prezentacije timova pred žirijem, koji ostaje engleski; tačnu skalu bonus bodova i konačni format evaluacije utvrđuje izabrani ponuđač u saradnji sa ICT Hub-om i ASTRA-om pre hakatona, kao deo dokumenata iz D3;

5.6. Dokumentacija, izveštavanje i vidljivost

izrada svih programskih i narativnih izveštaja, sažetka rezultata, analitike promocije, spiska učesnika, mentora i partnera, kao i evidencije isporučenih outputa;

priprema koncepta komunikacionih materijala i post-event sadržaja (objave, saopštenja, recap, vizuali, video inserti), uz prethodnu validaciju ICT Hub-a;

usklađivanje svih materijala sa branding/visibility smernicama projekta i donatora, ukoliko su primenljive;

uredno arhiviranje dokumentacije i dostavljanje ICT Hub-u.

usaglašen početni plan realizacije, sa detaljnim planom aktivnosti, vremenskim okvirom i pregledom svih isporuka;

najmanje jedan javni poziv za učesnike i najmanje jedan paket promotivnih materijala za online distribuciju;

odabrani učesnici i formirani multidisciplinarni timovi u obimu koji doprinosi ukupnom projektnom cilju od najmanje 20 učesnika, uz najmanje 50% žena i najmanje 30% učesnika iz ženskih CSO/service provider organizacija;

obezbeđena mentorska i evaluaciona podrška za realizaciju hakatona, uključujući potvrđene mentore i stručni žiri u broju dovoljnom za kvalitetan rad timova i završnu selekciju;

uspešno realizovan hakaton u Skoplju, sa završnim pitch sesijama, dokumentovanim odlukama žirija i kompletnom evidencijom o učešću;

kompletna projektna, komunikaciona i tehnička dokumentacija dostavljena ICT Hub-u;

završni izveštaj sa ključnim naučenim lekcijama, procenom rizika i preporukama za narednu fazu;

#	Deliverable	Opis minimalnog sadržaja
D1	Početni dokument i detaljan plan rada	Dokument koji jasno objašnjava kako će projekat biti sproveden, koji su glavni koraci, rokovi, ko je za šta zadužen, koji su mogući rizici i kako će se pratiti napredak i izveštavati o rezultatima.
D2	Plan komunikacije i prijave učesnika	Plan kako će poziv biti objavljen, preko kojih kanala će se širiti, kako će se doći do relevantnih zajednica i medija, kako će izgledati prijava i po kojim principima će se birati učesnici.
D3	Lista mentora i članova žirija	Spisak potvrđenih mentora i članova žirija, njihove kratke biografije, plan njihovog angažovanja, kao i jasna uputstva i kriterijumi po kojima će ocenjivati timove.
D4	Operativni plan događaja	Konačan plan samog događaja, uključujući satnicu, organizaciju prostora, tehničku pripremu, način vođenja programa i rezervne opcije ako dođe do nepredviđenih okolnosti.
D5	Održan hakaton u Skoplju	Uspešno sproveden događaj sa registracijom učesnika, vođenim radom timova, mentorskim sesijama, završnim predstavljanjem rešenja i zapisnikom sa odlukama žirija.
D6	Plan podrške nakon hakatona	Plan daljeg rada sa timovima posle događaja, uključujući mentorske termine, naredne razvojne korake, uslove da rešenja dostignu MVP nivo i način njihovog testiranja.
D7	Dva MVP rešenja	Dva funkcionalna rešenja pripremljena za demonstraciju, sa pratećom tehničkom dokumentacijom, prikazom toka korišćenja i predajom svih relevantnih materijala ICT Hub-u.
D8	Završni narativni i tehnički izveštaj	Završni dokument sa pregledom postignutih rezultata, evaluacijom procesa, podacima o vidljivosti i komunikaciji, ključnim naučenim lekcijama i preporukama za narednu fazu.

  

8. Minimalni uslovi za ponuđača

 

Ponuđač mora da ispunjava sledeće minimalne uslove, koji se dokazuju dokumentacijom iz odeljka „Sadržaj ponude":

registrovano pravno lice ili preduzetnik u Republici Srbiji ili regionu;

referentno iskustvo u organizaciji najmanje 2 tehnološka događaja;

tim od najmanje 3 člana sa dokazivim kompetencijama u realizaciji tehnoloških događaja.

odobravanje konačne teme, ključnih poruka, budžetskih okvira i deliverables matrice;

pravovremena validacija promotivnih i event materijala;

obezbeđivanje pristupa relevantnim projektnim informacijama, partnerima i eventualnim smernicama donatora;

učešće u ključnim checkpoint sastancima i završnoj evaluaciji MVP rešenja.

svi materijali nastali tokom angažmana (komunikacioni materijali, snimci, fotografije, dokumentacija, dizajn, kod, repozitorijumi, prezentacije i izveštaji) predaju se ICT Hub-u u obimu definisanom ugovorom;

ponuđač je dužan da pre početka rada predloži jasan režim upravljanja intelektualnom svojinom timova i učesnika, uključujući prenos ili licenciranje prava za MVP rezultate, na način prihvatljiv za ICT Hub;

ponuđač i svi njegovi podizvođači/saradnici obavezni su da čuvaju poverljivost svih neobjavljenih informacija do kojih dođu tokom angažmana;

svi javni nastupi i objave povezani sa projektom podležu prethodnom odobrenju ICT Hub-a.

Tranša	Uslov za plaćanje	Udeo
Tranša 1	U roku od 5 dana od potpisivanja ugovora	50%
Tranša 2	Po prihvatanju završnog izveštaja D8	50%

 

kratak narativni opis organizacije/ponuđača i relevantnog iskustva;

tehnička ponuda sa razumevanjem zadatka, predlogom metodologije i operativnim pristupom;

predlog tima sa kratkim biografijama ključnih angažovanih lica;

indikativni plan rada i rokovi;

finansijska ponuda sa jasnom specifikacijom troškova po fazama ili paketima usluge;

izjava o prihvatanju uslova u pogledu autorskih prava, poverljivosti, vidljivosti projekta i odgovorne upotrebe AI alata;

popunjen i potpisan Legal Entity Form (LEF) — priložen uz ovaj RFP;

popunjen i potpisan Financial Identification Form (FIF) — priložen uz ovaj RFP.

Izbor ponuđača vršiće se na osnovu kvaliteta tehničke i finansijske ponude, relevantnog iskustva i operativne sposobnosti za realizaciju angažmana. Biće razmatrane samo blagovremene i potpune ponude koje ispunjavaju uslove iz ovog RFP-a. Izbor se vrši po principu najpovoljnije ponude, a ne isključivo najniže cene.

Predlog kriterijuma za bodovanje (ukupno 100 bodova):

relevantno iskustvo ponuđača u realizaciji sličnih programa/događaja – 20 bodova;

kvalitet i relevantnost predloženog tima – 20 bodova;

operativni plan i organizaciona izvodljivost – 30 bodova;

finansijska ponuda – 30 bodova.

Napomena: ICT Hub zadržava pravo da od ponuđača zatraži dodatna pojašnjenja ponude, kao i da pri izboru uzme u obzir ukupan kvalitet i izvodljivost predloženog pristupa.

rok za dostavljanje ponuda: 14. maj 2026. do 17:00h po lokalnom vremenu;

način dostavljanja: elektronskom poštom na marko.ljubenovic@icthub.rs, sa naslovom poruke „Ponuda — Hakaton Skoplje SheSafe Online"; alternativno, fizičkom predajom na adresu ICT Hub, Kralja Milana 10, 11000 Beograd, u zatvorenoj koverti sa istom naznakom;

kontakt za pitanja: marko.ljubenovic@icthub.rs (videti odeljak 15. Pitanja i pojašnjenja);

očekivani početak angažmana: nakon potpisivanja ugovora;

period važenja ponude: najmanje 60 kalendarskih dana od isteka roka za dostavljanje ponuda;

obavezni aneksi: popunjen i potpisan Legal Entity Form (LEF) i Financial Identification Form (FIF), dostupni za preuzimanje kao prilog uz ovaj RFP.

15. Pitanja i pojašnjenja

 

Zainteresovani ponuđači mogu postavljati pitanja u vezi sa ovim RFP-om isključivo pisanim putem na email: marko.ljubenovic@icthub.rs, najkasnije 5 radnih dana pre isteka roka za dostavljanje ponuda. ICT Hub će odgovore na sva pristigla pitanja, zajedno sa sadržajem pitanja (bez identifikacije podnosioca), objaviti svim zainteresovanim ponuđačima najkasnije 3 radna dana pre isteka roka, na način na koji je RFP objavljen. Pitanja primljena nakon navedenog roka neće biti uzeta u razmatranje.

ICT Hub zadržava pravo da, pre zaključenja ugovora, dodatno usaglasi temu hakatona, ciljnu grupu, ključne pokazatelje uspeha, budžetske okvire, pravila vidljivosti i način upravljanja pravima nad rezultatima. Od ponuđača se očekuje da predloži proaktivan, odgovoran i dobro strukturiran pristup koji povezuje mobilizaciju zajednice, kvalitetnu organizaciju i realizaciju događaja.